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Der Digitalisierungsbeschleuniger für
Büro-Dokumente

Zusammenfassung

Der Zeutschel zeta Office macht aus Ihren Aktenordnern, Bilanzen, Bebauungsplänen und Zeitschriften elektronische Dokumente – und dies einfach und produktiv.

Die Herausforderung

Der Digitalisierungsbeschleuniger für Büro-Dokumente

Der Zeutschel zeta Office macht aus Ihren Aktenordnern, Bilanzen, Bebauungsplänen und Zeitschriften elektronische Dokumente – und dies einfach und produktiv. Der professionelle Overhead-Scanner hilft Ihnen dabei, die Kosten zu reduzieren, wertvolle Zeit in andere Tätigkeiten zu investieren und insgesamt die Arbeitseffizienz zu steigern. Multifunktionsgeräte für Büro-Dokumente einzusetzen war gestern – zeta Office ist heute!

Die Digitalisierung von Papierdokumenten eröffnet Organisationen enorme Produktivitätsvorteile. Informationen lassen sich schnell auffinden, gleich in die elektronische Kommunikation einbinden und können ortsunabhängig und mobil genutzt werden.

Für die elektronische Erfassung einzelner Blätter sind Multifunktionsgeräte und Flachbettscanner die erste Wahl. Doch was, wenn eine Vielzahl der Dokumente in größeren Formaten vorliegt sowie in Ordnern abgeheftet oder gebunden ist? Dann wird das Kopieren und Einscannen zur Strafarbeit. Zudem ist dieser Ansatz ineffizient: Wertvolle Zeit geht verloren und die Kosten gehen in die Höhe.

Es sprechen also gute betriebswirtschaftliche Gründe für Alternativen und Ergänzungen zu herkömmlichen Scan- und Kopiersystemen. Doch nicht nur das. Auch neue rechtliche Rahmenbedingungen werden den Digitalisierungstrend beschleunigen. Beispielhaft dafür ist die ‘Digitale Justiz’. Die Einführung der elektronischen Akte fängt bereits Anfang 2016 an. Bis dahin sind Rechtsanwälte gefordert, besondere elektronische Fächer einzurichten. Und spätestens ab 2022 sind Anwaltskanzleien und Behörden verpflichtet, ihre Schreiben bei der Justiz in elektronischer Form einzureichen.

Der Digitalisierungsbeschleuniger für Büro-Dokumente

Die neue Technik

Scanner auf den Kopf gestellt

Der Zeutschel zeta Office bietet eine außergewöhnliche Technik. Der Overhead-Scanner erlaubt ein berührungsloses Digitalisieren von gebundenen Dokumenten, Büchern und Zeitschriften. Die Schriftstücke müssen nicht mehr mühsam aus dem Ordner herausgenommen und wieder eingeheftet werden, Heft- und Büroklammern können am Dokument verbleiben und man muss sich keine Gedanken machen, dass die Vorlage durch die Berührung mit dem Scanner beschädigt werden könnte.

Beim Zeutschel zeta Office erfolgt der Scan von oben. So verbleiben die Aktenordner, Zeitschriften oder Verträge aufgeschlagen auf der Vorlagenfläche liegen; für den nächsten Scan lässt sich bequem umblättern.

Zeutschel hat also gleichsam den Flachbettscanner auf den Kopf gestellt.

Der Digitalisierungsbeschleuniger für Büro-Dokumente

Einfach und Helle

KISS

Der Overhead-Scanner von Zeutschel ist nach dem KISS-Prinzip konzipiert, „Keep it simple and smart“.

Das fängt bereits bei der Inbetriebnahme an, die ‚Plug-n-Scan’ bietet: Netzteil einstecken, Ein-Schalter betätigen und schon kann der erste Scan erstellt werden.

Der rechts am Gerät- angebrachte Touchscreen ermöglicht modernste Bedienkonzepte – wie man sie von Tablets und Smartphones gewohnt ist. In wenigen, logisch aufeinander aufgebauten Schritten kommt man per Fingertipp zum gewünschten Ergebnis. Zudem bietet der Touchscreen eine Voransicht des Scans, dadurch werden Fehlscans verhindert.

Die intelligente Betriebssoftware wurde für typische Büro-Anwendungen konzipiert und liefert ein optimiertes Ergebnis gleich beim ersten Scan. Störende Elemente wie die Ordnermechanik samt Hebel werden automatisch entfernt, schief angelegte Seiten gerade gerückt und verzerrte Buchstaben im Buchfalz entzerrt.

Und mit einer Scanfläche von A3+ verarbeitet der Zeutschel zeta Office auch größere Dokumente wie Bilanzen oder Baupläne, benötigt aber im Vergleich zum klassischen A3-Kopierer inklusive Papiermagazin deutlich weniger Stellfläche.

Verbindungsfreudig

Flexible Output-Möglichkeiten

Die Scans lassen sich einzeln oder gesammelt in den gängigsten Datei- und Grafikformaten (u.a. JPEG, TIFF und PDF / Multipage PDF) abspeichern. Optional führt die Betriebssoftware eine optische Zeichenerkennung durch und macht die Dokumente damit durchsuchbar.

Die fertigen Dateien können automatisiert per Mail versendet sowie im Netzwerk oder auf mobilen Datenträgern gespeichert werden. Die Ausgabe auf Papier erfolgt über angeschlossene Drucker. Eine weitere Output-Möglichkeit sind zertifizierte und sichere Cloud-Lösungen.

Bei der Interaktion mit anderen Software-Anwendungen präsentiert sich der Zeutschel Overhead-Scanner sehr verbindungsfreudig. Die Anbindung an nachgelagerte Dokumentenmanagement- und Archivsysteme ist problemlos umsetzbar. Bestätigt wird dies durch unterschiedlichste Zertifizierungen beispielsweise von ELO und von Open Text. Der Zeutschel zeta Office kann zudem in komplette Output-Lösungen und in verschiedene Branchen-Software eingebunden werden.

Der Digitalisierungsbeschleuniger für Büro-Dokumente

Sparsam und effizient

Geringe Kosten, mehr Produktivität

Der Zeutschel zeta Office ist ein wichtiger Bestandteil von Managed Print Services (MPS) und Managed Document Services (MDS). Bei MPS geht es darum, Ihre Druckkosten besser unter Kontrolle zu bekommen, bei MDS Optimierungspotenziale für Ihre Dokumentenprozesse zu erschließen.

Dies leistet der Zeutschel zeta Office zum einen durch eine verstärkte Erstellung und Nutzung elektronischer Dokumente. Gleichzeitig sinkt der Anteil von Papierkopien an Ihrem Output-Verbrauch. Zum anderen können durch die Anbindung an Dokumentenmanagement-Systeme Dokumente sofort in elektronische Workflows integriert werden.

Gleichzeitig erhöht der Overhead-Scanner von Zeutschel Ihre Arbeitseffizienz. So lassen sich Dokumente aus Aktenordnern, Ringbüchern oder Schnellheftern erheblich schneller digitalisieren. Denn man kann nach jedem Scanvorgang sofort umblättern, ohne den Scannerdeckel zu öffnen und zu schließen und ohne die gescannten Seiten wieder einzuheften und neue Dokumente herauszunehmen.

Deutlich produktiver ist auch das Scannen von Büchern und Zeitschriften. Hier sparen Sie sich einen kompletten Arbeitsschritt, der darin besteht, die Vorlage vom Gerät zu nehmen, die Seite umzublättern und dann Buch oder Zeitschrift wieder auf der Scanfläche zu positionieren.

Indem die Dokumente digital vorliegen, wird zudem verhindert, dass diese nach Besprechungen oder Sitzungen liegen bleiben und somit geschäftskritische Informationen in falsche Hände geraten.

In Punkto Umwelteigenschaften erfüllt der Overhead-Scanner alle Anforderungen. Er arbeitet leise und sehr emissionsarm. Zudem ist er konform zur aktuellen Energy Star-Richtlinie für stromsparende Bürogeräte.

Schick

Bella Figura

Wer einmal am Zeutschel zeta Office gearbeitet hat, will ihn nicht mehr missen. Das liegt auch an seinem modernen, schicken Design – er ist ein echter Hingucker, ein Gerät, an dem man gerne scannt.

Das finden nicht nur wir und unzählige Kunden, sondern auch die internationale Design-Szene. Der Overhead-Scanner erhielt bereits eine Vielzahl an internationalen Auszeichnungen, darunter den ‘red dot Award’ sowie den ‘iF product design award’.

Anwendungsgebiete

Wo er sich einsetzen lässt

Eine Vielzahl von Anwendern nutzt bereits die Vorteile des ‚Scans von oben’. Darunter befinden sich Maschinenbau-Unternehmen, die Dokumentationen scannen und auf dieser Grundlage Datenbanken und Portale aufsetzen. Gerichts- und Notariatsakten werden bei Rechtsanwaltskanzleien mit zeta Office eingescannt. Dadurch lassen sich sensible Daten vor Verlust schützen und die digitalen Dokumente zur elektronischen Kommunikation mit Gerichten und Behörden nutzen. Weitere Beispiele sind Unternehmen mit einem Filialnetz, die ihre Immobilienunterlagen digitalisieren und ihren befugten Mitarbeitern unternehmensweit einen direkten, schnellen Zugriff ermöglichen.

Seit mehr als 50 Jahren im Bibliotheks- und Archivwesen

Über Zeutschel

Mit seinen Scan- und Mikrofilmsystemen leistet die Zeutschel GmbH seit mehr als 50 Jahren im Bibliotheks- und Archivwesen, aber auch in Industrie-Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung einen zentralen Beitrag zur Digitalisierung und Langzeitarchivierung wertvoller Dokumente. Ein umfangreiches Sortiment an Software und begleitenden Dienstleistungen unter der Dachmarke ‚OSCAR’ unterstützt Bibliotheken und Archive beim Aufbau digitaler Sammlungen im Internet und bei der Umsetzung digitaler Services. Der Weltmarktführer bei Buchscannern wurde 1961 gegründet und beschäftigt 65 Mitarbeiter. Er ist in über 100 Ländern mit seinen Produkten und Dienstleistungen vertreten. Alle Zeutschel Produkte sind ‚Made in Germany’.

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