Information durch Interaktion

Landeskirchliche Zentralbibliothek (LKZB) Stuttgart: Elektronischer Aufsatzlieferdienst erweitert Leserkreise

Kurzinfo der Anwendung 
Mit dem elektronischen Dokumentenlieferdienst Hermes Digital von Zeutschel überwindet die Landeskrichliche Zentralbibliothek Stuttgart die Nachteile traditioneller Zeitschriftenumläufe und macht die Inhalte ausgesuchter Fachmagazine zeitnah einem deutlich erweiterten Leserkreis zugänglich. Interessante Beiträge lassen sich anhand des digitalisierten Inhaltsverzeichnisses am eigenen PC aussuchen, bestellen und in kurzer Zeit in elektronischer Form oder als Papierdokument erhalten.

Im Internet-Zeitalter ist die Aktualität einer Information zu einem wichtigen Qualitätskriterium geworden. Wie man als Bibliothek den Ansprüchen einer modernen Informationsgesellschaft gerecht wird, zeigt die Landeskirchliche Zentralbibliothek (LKZB) Stuttgart mit der Einführung eines elektronischen Aufsatzlieferdienstes.

Klassische Zeitschriftenumläufe, in denen Fachmagazine den interessierten Leser oft erst mit vieltägiger Verzögerung erreichen, sind nicht mehr zeitgemäß. Auch die Tatsache, dass sich Verteilerlisten häufig an traditionellen Personalstrukturen orientieren und die persönlichen Informationsbedürfnisse einzelner Mitarbeiter nur bedingt widerspiegeln, ist unbefriedigend. Zudem werden moderne Arbeitsweisen - wie zum Beispiel die Telearbeit - stark behindert.

Zeitgemäßer Paradigmenwechsel
Ende 2010 entschied sich die Landeskirchliche Zentralbibliothek Stuttgart daher, die Verteilung von Zeitschriften und die Bereitstellung von Fachartikeln neu zu konzipieren.
Das diesbezügliche Projekt war Teil eines umfassenden Modernisierungskonzeptes für das landeskirchliche Bibliothekswesen. Dazu zählte neben der Einführung eines elektronischen Dokumentenliefersystems auch die Implementierung eines Berechtigungssystems für den Online-Zugriff auf elektronische Medien und die Zusammenführung aller Buchbestände der Bibliotheken innerhalb der Württembergischen Landeskirche in einem gemeinsamen Landeskirchlichen Zentralkatalog. Darin sind inzwischen bereits ca. 745.000  Titel von Büchern, Zeitschriften, Aufsätzen, Kongressberichten, Mikroformen, elektronischen Dokumenten, Datenträgern, Musikalien, Karten etc. mit insgesamt über 1.000.000 Exemplaren nachgewiesen.
"Unser Ziel war es, die Arbeitsweise und damit auch das Erscheinungsbild unserer Bibliothek durch den Einsatz zeitgemäßer Verfahren zu modernisieren", fasst Kirchenbibliotheksrat Dr. Andreas Lütjen die Intention der LKZB-Verantwortlichen zusammen.

Durch den Einsatz innovativer IT-Lösungen sollten nicht nur die bestehenden Limitationen traditioneller Zeitschriftenumläufe beseitigt werden, es sollte gleichzeitig ein Paradigmenwechsel bei der Informationsverteilung stattfinden. Während in der Vergangenheit die Mitarbeiter über die vorhandenen Verteilerlisten quasi automatisch mit Informationen versorgt wurden, sollte in Zukunft jeder Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, in Eigeninitiative - analog zu seinen persönlichen Arbeitsgebieten und Interessen -  Inhaltsverzeichnisse von Zeitschriften seiner Wahl  zu abonnieren und zeitnah zu erhalten. Gleichzeitig sollten aktuelle Fachbeiträge aus Publikationen einem breiteren Leserkreis zur Verfügung stehen.

Schrittweise zur Ideallösung
Auf der Suche nach einer technischen Systemlösung, die sich in die vorhandene Bibliotheksverwaltungssoftware integriert und den administrativen Aufwand minimiert, stießen die Bibliotheksverantwortlichen auf Hermes Digital.
Das vom Tübinger Spezialisten für Digitalisierungslösungen Zeutschel entwickelte Dokumentenliefersystem bildet alle administrativen Prozesse elektronisch ab, die mit der Informationsbestellung und -bereitstellung verbunden sind. Hermes Digital ist eine server-basierte Software-Lösung mit intuitiver Web-Oberfläche zur teilautomatischen Erfassung, Verwaltung, Abwicklung und Verteilung von Scan-Aufträgen an die liefernden Institutionen sowie zur automatischen Auslieferung der digitalisierten Dokumente.
Nach einer IST-Analyse durch Zeutschel wurde gemeinsam ein umfassender Anforderungskatalog erstellt, in dem die Einbindung in die vorhandene Bibliotheksinfrastruktur sowie die gewünschten Funktionalitäten detailliert niedergelegt wurden.
Bei der Konzepterstellung war weiterhin zu berücksichtigen, dass nicht nur die Landeskirchliche Zentralbibliothek in Stuttgart-Möhringen, sondern auch die im Evangelischen Bildungszentrum (EBZ), Haus Birkach befindliche Zweigstelle mit ihrem religionspädagogisch und praktisch theologisch ausgerichtetem Bestand mittelfristig in das Lösungskonzept integriert werden sollte. In einem ersten Projektschritt, der Mitte 2011 abgeschlossen werden konnte, waren dann Bestellungen von Fachartikeln und Aufsätzen aus Zeitschriftenbeständen der LKZB für alle dort registrierten Nutzer möglich. Seit der Einführung gemeinsamer Benutzerausweise im März 2012 gilt dies ebenfalls für die in der Birkacher Bibliothek registrierten Nutzer. Ab 2014 werden die inhaltlichen und technischen Voraussetzungen gegeben sein, dass ebenfalls Aufsatzbestellungen in der Bibliothek des Hauses Birkach mit Hermes Digital bearbeitet werden können und die Aufsätze aus Zeitschriften bestellt werden können, die nur in der Bibliothek des Hauses Birkach im Bestand sind.

Automatisierte Workflows
Bibliotheksbenutzer können sich über RSS-Feeds regelmäßig über neu digitalisierte Zeitschrifteninhaltsverzeichnisse informieren lassen. Ebenso werden alle digitalisierten Inhaltsverzeichnisse gut strukturiert auf der Bibliotheks-Homepage veröffentlicht. Findet der Bibliotheksnutzer dort einen für ihn interessanten Beitrag, kann er über einen Link ein Bestellformular aufrufen. In dieses Formular werden aus dem Bibliothekssystem automatisch Titel, Jahrgang und Heft der Zeitschrift übernommen, so dass der Benutzer nur noch die Angaben Aufsatztitel, Autor sowie die Seitenzahlen zum gewünschten Aufsatz ergänzen muss.
Anschließend meldet sich der Benutzer mit der Benutzernummer seines Bibliotheksausweises und dem dazugehörigen Password an, legt seine Bestellung in den Warenkorb und hat danach die Möglichkeit, weitere Bestellungen hinzuzufügen oder die Bestellung abzuschließen.
Kann die ausgefüllte und abgeschickte Bestellung in der Bibliothek wegen unvollständiger oder fehlerhafter bibliographischer Daten nicht auf Anhieb gefunden werden, landet Sie zur Kontrolle an einem zentralen Bearbeitungsplatz. Sind alle notwendigen Rahmenbedingungen erfüllt, wird die Bestellung registriert und in den Ordner ‚Signierte Bestellungen’ transferiert.

Je nachdem, wo sich das Originaldokument befindet, in der LKZB in Stuttgart-Möhringen oder in der Zweistelle in Stuttgart-Birkach, wird die Bestellung an den am jeweiligen Standort befindlichen Drucker übertragen und dort – mit einem Barcode versehen – als Bestellschein ausgedruckt. Mit dem Bestellschein geht die Bibliotheksmitarbeiterin an das Zeitschriftenregal und entnimmt den benötigten Band.

Die LKZB ist mit einem vorlagenschonenden Aufsichtsscanner von Zeutschel ausgestattet, in der Bibliothek des Hauses Birkach wird eine entsprechende Anschaffung angestrebt. Die direkte Verbindung zwischen der Scansoftware Omniscan und Hermes Digital sorgt für einen effizienten Arbeitsprozeß. Nach Einscannen des Barcodes werden der Bibliotheksmitarbeiterin die Rahmendaten des Auftrags angezeigt. Ist der Scanauftrag erledigt, wird der digitalisierte Aufsatz automatisch von Hermes Digital auf einen Server hochgeladen. Die elektronische Lieferung erfolgt, wo urheberrechtlich erlaubt, als Internet-Download, wobei der Benutzer eine E-Mail mit der Internetadresse erhält, unter der er seinen Aufsatz abholen kann. Er braucht lediglich auf den Link in der Benachrichtigungs-E-Mail zu klicken. Geliefert wird das Dokument grundsätzlich im PDF-Format. Stehen dem urheberrechtlichen Gründe im Wege, erhält der Benutzer Papierkopien auf dem Postweg.  Wenn die Bibliothek nicht liefern kann, weil etwa der Zeitschriftenband beim Buchbinder ist oder aus ähnlichen Gründen, erhält der Benutzer eine Nachricht per E-Mail. In der Regel bearbeitet die Bibliothek Bestellungen innerhalb von drei Arbeitstagen.

Für Angehörige des Evangelischen Oberkirchenrats in Stuttgart sowie der beiden Zweigstellen im Haus Birkach sowie der Evangelischen Akademie Bad Boll ist der Lieferdienst kostenlos, alle anderen angemeldeten Benutzer zahlen 0,10 Euro je digitaler oder analoger Kopie (pro Seite) zuzüglich notwendiger Versandkosten.

Der Status von Scan-Aufträgen ist mit Hilfe eines Standard-Web-Browsers jederzeit über die Hermes Digital Web-Oberfläche abrufbar. Eine schnelle und einfache Reklamationsbearbeitung ist durch temporäres Vorhalten und Archivieren der originalen Bild- und Auftragsdateien leicht durchführbar. Die Administration des Hermes Digital Servers kann ebenfalls über die Web-Oberfläche erfolgen. Ein Statistik-Modul erlaubt gezielte Auswertungen nach Kundengruppen, Lieferzeiten, Lieferstandorten, Jahrgängen und vieles mehr. Abrechnungsdaten können direkt an Drittsysteme zur Rechnungsstellung weitergegeben werden

Zukunftssicherheit inklusive
Deutlich wurde nach den Worten von Lütjen im Laufe des Projektes, dass der Ersatz klassischer Zeitschriftenumläufe durch einen elektronischen Lieferdienst gravierende Verhaltensänderungen auf Seite der betroffenen Bibliotheksnutzer voraussetzt.
"Nicht jeder Nutzer empfindet es ad hoc als vorteilhaft, statt der gewohnten Print-Ausgabe plötzlich ausschließlich auf elektronische Medien zurückgreifen zu müssen", gibt er zu bedenken. Eine intensive Bewerbung des neuen Bibliotheksservices in Kombination mit praktischen Unterweisungen, in denen die Bedienung erläutert wird und die Vorteile des neuen Systems verdeutlicht werden, sind seiner Ansicht nach unverzichtbar. Ebenso sollten sich interessierte Bibliotheken darüber im klaren sein, dass bei wachsender Akzeptanz und damit einer massiv steigenden Zahl von elektronischen Bestellungen, erhöhte Anforderungen an die personellen Ressourcen der Bibliothek gestellt werden. Dies betrifft vor allem die Bewältigung der Digitalisierungsaufgaben.

Nach zweijährigem Produktivbetrieb zieht Lütjen dennoch ein positives Fazit. "Nach anfänglicher Skepsis ist die Resonanz unserer Kunden mittlerweile sehr viel positiver. Im Sinne einer Kataloganreicherung wurde in unserem Zentralkatalog inzwischen zudem die Möglichkeit geschaffen, direkt Aufsatzkopien beziehungsweise -digitalisate zu bestellen.“
Bei diesem Verfahren können sogar alle bibliographischen Angaben direkt vom Landeskirchlichen Zentralkatalog automatisiert an Hermes Digital übergeben werden.
„Nachdem die Landeskirchliche Zentralbibliothek Stuttgart in den vergangenen Jahren ca. 180.000 Aufsätze katalogisiert hat, die vor kurzem in den Südwestverbund (SWB) eingespielt werden konnten, bekommen wir durch die Kooperation mit dem Index Theologicus (IxTheo) der Universitätsbibliothek Tübingen nun noch zahlreiche Aufsatzdaten von Zeitschriften hinzu, die wir zwar im Bestand haben, für deren formale und sachliche Katalogisierung unsere personellen Ressourcen aber bei weitem nicht ausreichen“, sieht Lütjen dem Ausbau der Kooperation zuversichtlich entgegen.

Im Hinblick auf einen sukzessiven Systemausbau sieht er sich gut gerüstet. Der modulare Aufbau von Hermes Digital erlaubt den Ausbau der Funktionalität, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden Die serverseitige Skalierbarkeit erlaubt es, mit einer Scan-Station zu beginnen und bei steigendem Bedarf deren Anzahl jederzeit zu erhöhen.

 

OSCAR – Software für Digitalisierungsaufgaben
Hermes Digital ist Bestandteil von OSCAR. Das Zeutschel Sortiment an Software-Anwendungen und begleitenden Dienstleistungen ist für die Umsetzung vielfältigster digitaler Bibliotheksangebote konzipiert. Der Tübinger Lösungsanbieter will Bibliotheken dabei unterstützen, selbst komplexe Digitalisierungsworkflows sicher zu beherrschen. So versetzt Goobi ZED Anwender in die Lage, die kompletten Arbeitsabläufe von Massendigitalisierungsprojekten unter einer einheitlichen Plattform zu steuern und zu verwalten. Zu weiteren OSCAR-Anwendungen gehören die Scansoftware ‚Omniscan’ und das OS QM Tool für ein produktives Qualitätsmanagement mittels Universal Test Target (UTT), einer aktuellen Kalibriervorlage. http://www.zeutschel.de

 

Landeskirchliche Zentralbibliothek Stuttgart (LKZB)
Die auf drei Standorte, Stuttgart-Möhringen (LKZB), Stuttgart-Birkach (EBZ, Haus Birkach) und Bad Boll (Evangelische Akademie) verteilte Landeskirchliche Zentralbibliothek ist die größte theologische Fachbibliothek innerhalb der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD). Sie stellt Literatur und Informationen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Württembergischen Landeskirche zur Verfügung. Darüber hinaus ist sie offen für Gemeindeglieder, Studentinnen und Studenten, Schülerinnen und Schüler und für alle an kirchlichen oder theologischen Fragen Interessierten über Konfessions- und Landesgrenzen hinaus. Der LKZB-Standort in Stuttgart Möhringen hat einen Bestand von ca. 250 000 Medien und etwa 500 laufenden Zeitschriften. Sammelgebiete sind in erster Linie Theologie mit allen angrenzenden Gebieten wie Kircheneschichte, Kirchenrecht, Philosophie, Religionswissenschaften, Psychologie, Musik und Kunst.
http://www.zentralbibliothek.elk-wue.de/

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