Anwenderbericht

Aufsichtscanner sind unersetzlich für die Dokumentendigitalisierung

Scandienstleister stehen aktuell vor großen Herausforderungen: Immer mehr Projekte erfordern die parallele Verarbeitung von schwierigen und gemischten Dokumenten. Zusätzlich ist ein klarer Trend hin zur Digitalisierung gebundener Dokumente erkennbar. Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH (DD Wandel) zeigt, wie sich diese Aufgaben mit dem Einsatz von Aufsichtscannern erfolgreich meistern lassen.

Im Rahmen nationaler Kulturförderprogramme haben viele Kommunalarchive in den letzten beiden Jahre die Chance ergriffen, wichtige Teile ihrer Bestände zu digitalisieren. Dazu gehören zum Beispiel Ratsprotokolle oder Personenstandsregister. Auf diese Weise sind die Inhalte für die historische Recherche oder die Ahnen- und Familienforschung nutzbar. Zum Beispiel lassen sich die Verhandlungen und Entscheidungen der Ratsvertreterinnen und Ratsvertreter über die Stadtentwicklung in den vergangenen Jahrhunderten bequem online nachvollziehen. Ein weiterer positiver Effekt: Die Originaldokumente werden weniger beansprucht und geschont.

Anspruchsvolle, fragile Dokumente

Kommunalarchive setzen bei der Digitalisierung auf externe Scandienstleister, wie die DD Wandel GmbH aus Filderstadt in der Nähe von Stuttgart. Das Unternehmen hat sich unter anderem auf das Scannen gebundener Dokumente spezialisiert. „Die Anzahl der Scanprojekte mit solchen Originalen ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen und macht bereits ein Viertel unseres Umsatzes aus“, erläutert Geschäftsführer Florian Wandel.

Die Nachfrage stammt jedoch nicht nur aus Kommunen, sondern kommt auch aus dem Gesundheitssektor. „Ein forschendes Pharmaunternehmen hat uns damit beauftragt, ihre kompletten Laborjournale zu digitalisieren“, berichtet Florian Wandel. Laborjournale sind eine Art Notizbuch jedes Forschenden, in dem die Planung, Durchführung und Auswertung wissenschaftlicher Experimente dokumentiert ist.

Ob historische oder wissenschaftliche Dokumente: Die Anforderungen an die digitale Verarbeitung sind hoch.

Beispielsweise sind bei den Ratsprotokollen die Buchrücken leicht beschädigt, einzelne Seiten fehlen oder sind durch starke Beschädigungen nur sehr schlecht lesbar. Laborjournale enthalten viele Farbinformationen sowie Messprotokolle, Tabellen und Diagramme mit feinen Linien und teils sehr kleiner Schrift.

Für die Digitalisierung solch anspruchsvoller, fragiler Originale sind Spezialscanner die erste Wahl. Bei diesen sogenannten Aufsichtscannern liegen die Dokumente aufgeschlagen auf einer Platte oder Buchwippe und der Scan erfolgt berührungslos von oben.

Modernste technische Ausstattung

DD Wandel hat den Anspruch, die jeweils optimale Lösung für die Kundenanforderungen zu bieten. An die eingesetzte Scanlösung hat Florian Wandel deshalb klare Anforderungen: „Wichtig sind eine hohe Bildqualität, eine maximal schonende Behandlung der Originale und für uns als Dienstleister produktive Arbeitsabläufe.“

Bei der Wahl des richtigen Scanners vertraut Florian Wandel auf eine strategische Partnerschaft mit Zeutschel, dem Weltmarktführer bei Aufsichtscannern. Seit 2001 setzt DD Wandel auf Scantechnologie „Made in Germany“.

In 2022 brachte Zeutschel das neueste Modell seiner Professional Scanner-Serie auf den Markt, den OS C, eine Allround-Scanlösung.

Allround-Scanner „Made in Germany“

„Der OS C kam für uns zum richtigen Zeitpunkt. Wir waren gerade in der Planung, unsere Scan-Kapazitäten aufgrund des hohen Auftragsbestandes zu erhöhen“, berichtet Florian Wandel.

Seit Juli 2022 ist der OS C2 in der Advanced-Ausführung mit Buchwippe und einer 90 Grad aufklappbaren Glasplatte im Einsatz. „Der Zeutschel OS C hat sich in kurzer Zeit zu dem zentralen Gerät für die alltägliche Arbeit in unserer Digitalisierungsabteilung entwickelt. Wir setzen ihn sowohl für kleine als auch für große Digitalisierungsprojekte ein“, so der Geschäftsführer.

Für Florain Wandel ist die weiter optimierte LED-Beleuchtungstechnik des Scanners ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal gegenüber dem Wettbewerb. Diese läuft parallel mit dem Scan und sorgt für eine gleichmäßige Ausleuchtung. In Kombination mit dem gleichmäßig präzisen Lauf des Scankopf-Antriebs entstehen Images mit einer hohen Bildqualität.

Unkompliziert und produktiv einsetzbar

Ein weiterer Vorteil des OS C ist seine einfache Handhabung. Die OmniScan 12-Software leitet Scan-Operatoren in einfachen Schritten durch den gesamten Workflow – von der Erfassung über die Image-Optimierung bis hin zur Ausgabe in verschiedenen Dateiformaten.

Florian Wandel ergänzt: „Die Rüstzeit des OS C ist sehr gering. Der Aufsichtscanner lässt sich unkompliziert und schnell auf die unterschiedlichsten Dokumenttypen einstellen“.

Die manuell bedienbare Glasplatte erweist sich in der Praxis als Produktivitätsvorteil. Florian Wandel schätzt, dass mit dem manuellen Öffnen und Schließen der Glasplatte im Vergleich zum Automatik-Modus 30 Prozent schneller eingescannt werden kann. Und schließlich ist der Geschäftsführer von dem nachhaltigen Produktkonzept des OS C überzeugt. Bei den Geräteteilen wird bewusst auf Kunststoff verzichtet, die eingesetzten Materialien sind wiederverwertbar. Zeutschel als Unternehmen arbeitet seit 2021 klimaneutral und ist seit Mitte 2022 nach der Umweltnorm ISO 14001 zertifiziert.

Mischbetrieb im Trend

Aktuell nutzt der Scandienstleister den OS C auch immer stärker für den Mischbetrieb. Dabei werden gebunden Dokumente mit dem Zeutschel Aufsichtscanner digitalisiert, während Einzelseiten mit einem Einzugscanner verarbeitet werden.

Im Trend liegen dabei Kommunale Akten wie Liegenschafts- und Bauakten. Typische Einsatzgebiete für den Zeutschel OS C sind Kauf- und Pachtverträge, Pläne oder gesiegelte Baugesuche.

Florian Wandel: „Gebundene Dokumente sind in vielen Digitalisierungsprojekten heute Standard. Aufsichtscanner sind deshalb unersetzlich für die Dokumentendigitalisierung – und der OS C das passende Gerät für das Daily Business.“

Über DD Wandel

Die Dokumenten- und Datenservice Wandel GmbH mit Stammsitz in Filderstadt (DD Wandel) bietet ein breites Spektrum an Dienstleistungen in den Bereichen Dokumentendigitalisierung, Dokumentenmanagement und Mikrofilmscannen. Die mehr als 15 Mitarbeiter erarbeiten individuelle Lösungen, um Archive und große Aktenbestände in eine übersichtliche, benutzerfreundliche und dauerhaft verfügbare Form zu bringen – sachgerecht, qualitativ hochwertig und revisionssicher. Die hohe Kundenzufriedenheit basiert auf einer mehr als 30-jährigen Erfahrung in moderner Informationsverarbeitung und einer Geräte- und Software-Ausstattung nach dem neuesten Stand der Technik.

Zur Webseite von Datenservice Wandel GmbH

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