Anwenderbericht

Büroscanner zeta office: Kopieren und Scannen von oben

Vor die Aufgabe gestellt, Patienteninformationen in eine elektronische Form zu verwandeln, entschied sich die Strahlentherapie Neckarsulm für den Büroscanner zeta office. Bei dieser ist der Scanner auf den ‚Kopf gestellt’. Das spart in der Praxis Zeit und Kosten.

Die Strahlentherapie Neckarsulm hat den Anspruch, eine Strahlenbehandlung auf höchstem Niveau anzubieten. Neben modernster Ausstattung gehören dazu nach Angaben von Praxis-Leiter Dr. Jörg Aßmann auch effiziente Arbeitsprozesse. Das setzt voraus, dass alle Patienteninformationen elektronisch vorliegen.

„Der große Vorteil ist, dass die Patienteninformationen von jedem Arbeitsplatz aus abrufbar sind – ob oben im Büro oder unten am Beschleuniger. Zudem sparen wir uns Stauraum für die Archivierung der Aktenordner“, erläutert Dr. Jörg Aßmann.

Scannen aus dem Aktenordner heraus

Jedoch treffen ungefähr die Hälfte aller Patienteninformationen immer noch in Papierform in der Praxis ein. Teilweise werden komplette Ordner mit allen Dokumenten angeliefert. Das summiert sich im Jahr schnell auf 1.000 Ordner.

Ein Teil der Dokumente wird mit einem kleinen Einzugsscanner digitalisiert. Doch für größere Dokumente oder Unterlagen aus den Ordnern musste das Multifunktionsgerät herhalten. „Das Scannen aus dem Aktenordner heraus mit dem ständigen Herausnehmen und wieder Einheften der Dokumente war sehr zeitaufwändig. Und Formate größer als A4 gingen gar nicht“, beschreibt Dr. Jörg Aßmann die Nachteile.

Büroscanner auf den „Kopf gestellt“

Auf der Suche nach Alternativen stieß Dr. Jörg Aßmann auf zeta Office von Zeutschel. Der Büroscanner ist speziell für die Digitalisierung gebundener Office-Dokumente konzipiert.

Beim Zeutschel zeta Office erfolgt der Scan von oben. So verbleibt der Aktenordner aufgeschlagen auf der Vorlagenfläche liegen, für den nächsten Scan lässt sich bequem umblättern.

Die Installation des Geräts war einfach und unkompliziert, wie Dr. Jörg Aßmann berichtet: „Netzteil einstecken, Ein-Schalter betätigen und schon konnte der erste Scan erstellt werden“.

Die Mitarbeiter der Strahlentherapie Neckarsulm nutzen den Büroscanner für Strahlungsunterlagen wie Computer-Tomografien, Bestrahlungspläne und vor allem für die Digitalisierung der Aktenordner.

Optimales Ergebnis gleich beim ersten Scan

Gerade letzteres geschieht seither hocheffizient: „Im Vergleich zu vorher scannen wir Dokumente aus Aktenordnern mehr als 50 Prozent schneller ein. Dadurch können sich unsere Mitarbeiter auf andere, anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Und die Qualität ist auch Top“, beschreibt Dr. Jörg Aßmann die Praxiserfahrungen.

So sorgt die intelligente Betriebssoftware für ein optimiertes Ergebnis gleich beim ersten Scan. Störende Elemente wie die Ordnermechanik samt Hebel werden automatisch entfernt, schief angelegte Seiten gerade gerückt.

Die digitalen Daten lassen sich sofort im Netzwerk abspeichern, so dass die eingescannten Dokumente sofort im Praxismanagementsystem landen und abrufbar sind.

Der gesamte Prozess ist somit medienbruchfrei und produktiv gestaltet. Entsprechend positiv ist das Fazit von Dr. Jörg Aßmann: „Die Investitionen in den zeta Office haben sich ausgezahlt. Als Digitalisierungsbeschleuniger spart er Zeit und Kosten“.

Die Strahlentherapie Neckarsulm
Die Strahlentherapie Neckarsulm gehört zu den modernsten Strahlentherapie-Praxen Deutschlands. Abgedeckt wird ein breites Spektrum an Strahlentherapien – ob bei bösartigen Tumoren oder gutartigen Erkrankungen wie Arthrose und Tennisellenbogen. Pro Jahr profitieren ca. 1.000 Patienten von einer modernen Ausstattung auf höchstem Niveau. So verfügt die Praxis über einen Beschleuniger der neuesten Generation.

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